Verwerkersovereenkomst

1. Partijen

De Verwerker: SynqLayer, handelend onder de naam SynqFlow, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42041391, gevestigd te Waddinxveen, Nederland. Hierna te noemen “Verwerker”.

De Verwerkingsverantwoordelijke: De natuurlijke of rechtspersoon die gebruikmaakt van de SynqFlow-diensten en daarbij persoonsgegevens laat verwerken door de Verwerker. Hierna te noemen “Verwerkingsverantwoordelijke”.

2. Onderwerp en Duur

Deze overeenkomst regelt de verwerking van persoonsgegevens door de Verwerker ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de dienstverlening van SynqFlow.

Aard van de verwerking: Het verzamelen, opslaan, structureren en rapporteren van transportgerelateerde data waaronder:

• Ritregistratie, dagregistraties, CSV-imports en rapportexports (datum, locaties, afstand, brandstofgegevens en geschatte CO₂-waarden)
• Voertuiggegevens (kenteken, voertuigtype, gewicht, brandstoftype, emissieklasse en CO₂-klasse)
• Route- en locatievelden die door de gebruiker worden ingevoerd of geïmporteerd, zoals vertrek- en aankomstlocaties
• Administratieve brondata zoals CSV-imports, tankbongegevens, bedragen, liters, datums, audit/change logs en importmetadata

Duur: Deze overeenkomst geldt voor de duur van het actieve abonnement van de Verwerkingsverantwoordelijke op SynqFlow. Na beëindiging of een accountverwijderingsverzoek geldt een export- en beoordelingsperiode. Daarna worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd waar dat redelijkerwijs mogelijk is, behoudens wettelijke, administratieve, beveiligings- of geschilgerelateerde verplichtingen.

3. Categorieën van Persoonsgegevens

De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:

• Locatiedata: Vertrek- en aankomstlocaties of andere routevelden die door de gebruiker worden ingevoerd of geïmporteerd
• Voertuiggegevens: Kentekens, voertuigtypen, gewichtsklassen, brandstoftypen, emissieklassen en CO₂-klassen
• Financiële bondata: Factuurgegevens, tankbongegevens, CSV-importmetadata en gescande metadata zoals bedragen, liters, datum en locatie indien door gebruiker aangeleverd
• Accountgegevens: Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, contactgegevens, chauffeursgegevens, accountstatus, rol en planstatus van gebruikers of contactpersonen

4. Bewaartermijnen

De volgende bewaartermijnen gelden als uitgangspunt voor persoonsgegevens die in SynqFlow worden verwerkt:

• Account- en bedrijfsgegevens: zolang het account actief is.
• Voertuigen, ritten en chauffeursgegevens: zolang het account actief is.
• Na opzegging of accountverwijderingsverzoek: export- en beoordelingsperiode, daarna verwijderen of anonimiseren waar redelijkerwijs mogelijk.
• Contact-, support- en upgradeverzoeken: maximaal 12 maanden, tenzij langere bewaring nodig is voor opvolging of geschilafhandeling.
• Audit-, change- en securitylogs: doorgaans 12 tot 24 maanden voor beveiliging, misbruikdetectie, incidentonderzoek en administratieve controle.
• Back-ups: automatische rotatie volgens het geldende back-upbeleid; onmiddellijke verwijdering uit bestaande back-ups volgt het reguliere back-upproces.
• Betalings- en factuurgegevens: pas relevant zodra betaalfunctionaliteit wordt toegevoegd en dan volgens toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Verwijderingsverzoeken worden eerst beoordeeld op wettelijke, administratieve, beveiligings- en geschilgerelateerde verplichtingen.

5. Subverwerkers

De Verwerker kan gebruikmaken van de volgende subverwerkers voor zover deze nodig zijn voor de dienstverlening:

De Verwerkingsverantwoordelijke geeft door akkoord te gaan met deze overeenkomst toestemming voor de inzet van bovengenoemde subverwerkers. Bij wijziging van subverwerkers wordt de Verwerkingsverantwoordelijke ten minste 14 dagen van tevoren geïnformeerd.

6. Beveiligingsmaatregelen

De Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onrechtmatige verwerking en ongeautoriseerde toegang:

• Versleuteling van data in transit (TLS) en encryptie at rest waar ondersteund door de gebruikte dienstverleners
• Toegangscontrole op basis van least-privilege: alleen geautoriseerd personeel met expliciete toegangsrechten
• Multi-factor authenticatie voor administratieve toegang waar beschikbaar
• Row Level Security (RLS) op database-niveau per gebruiker
• Logging en monitoring van toegang tot persoonsgegevens
• Periodieke interne beveiligingsreviews en verbeteringen

7. Rechten van Betrokkenen

De Verwerker staat de Verwerkingsverantwoordelijke bij in het vervullen van de rechten van betrokkenen onder de AVG, waaronder:

• Recht op inzage (Art. 15 AVG)
• Recht op rectificatie (Art. 16 AVG)
• Recht op gegevenswissing (Art. 17 AVG)
• Recht op beperking van verwerking (Art. 18 AVG)
• Recht op dataportabiliteit (Art. 20 AVG)

Verzoeken tot uitoefening van deze rechten kunnen worden ingediend via het SynqFlow supportkanaal. De Verwerker zal binnen 30 dagen reageren op dergelijke verzoeken.

8. Contact

Voor vragen over deze Verwerkersovereenkomst of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

E-mail: info@synqlayer.com

KvK: 42041391

BTW: NL005450830B62

9. Slotbepalingen

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter.

Deze Verwerkersovereenkomst is voor het laatst bijgewerkt op 17 mei 2026 en treedt in werking bij aanvang van de dienstverlening.