Privacybeleid

We nemen de bescherming van uw persoonlijke gegevens zeer serieus. We behandelen uw persoonlijke gegevens vertrouwelijk en in overeenstemming met de wettelijke gegevensbeschermingsvoorschriften en dit privacybeleid.

Dit beleid informeert u over het type, de omvang en het doel van de verwerking van persoonlijke gegevens binnen ons online aanbod en de bijbehorende websites, functies en inhoud.

De gebruikte termen, zoals 'verwerking' of 'verwerkingsverantwoordelijke', komen overeen met de definities in art. 4 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

We verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor zover nodig voor accountbeheer, contact, ondersteuning, uitvoering van de dienstverlening en wettelijke administratie.

• Account- en contactgegevens (naam, e-mail, telefoon, bedrijf)
• Bedrijfs- en factureringsgegevens voor administratie en betaling
• Voertuiggegevens zoals kenteken, voertuigtype, gewicht, brandstoftype, emissieklasse en CO₂-klasse
• Ritgegevens zoals datum, start- en eindlocatie, afstand, brandstofliters en CO₂-waarden
• Chauffeursgegevens die u zelf invoert, zoals naam en contactgegevens
• Gebruiks- en technische gegevens zoals IP-adres, browsertype, loggegevens en toegangstijden
• Communicatiegegevens zoals e-mails, contactformulieren en supportverzoeken
• Optionele uploads/imports zoals CSV-bestanden, tankbongegevens of andere administratieve bronbestanden

Gegevensverzameling vindt plaats via uw eigen invoer, imports/uploads, accountgebruik, rapportexports, audit/change logs, accountverwijderingsverzoeken en noodzakelijke technische cookies.

We gebruiken uw gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Leveren en verbeteren van onze diensten
• Ondersteunen van transportadministratie, vrachtwagenheffing, rittenregistratie en CO₂-rapportage
• Klantenondersteuning en communicatie
• Facturering en betalingsafspraken
• Naleving van wettelijke verplichtingen
• Rit- en voertuiggegevens worden gebruikt voor administratieve overzichten, controles en rapportages
• Optionele uploads of scans worden alleen verwerkt voor data-extractie en administratieve verwerking binnen SynqFlow

We verkopen uw persoonsgegevens niet. Gegevens worden alleen gedeeld met dienstverleners die nodig zijn voor de dienstverlening, zoals Supabase voor database/authenticatie, Vercel voor hosting, Google Cloud voor optionele document- of bonverwerking en e-mail- of supportproviders wanneer die worden gebruikt.

We kunnen uw gegevens delen met vertrouwde derden alleen wanneer nodig:

Met uw toestemming of op uw verzoek, bijvoorbeeld voor optionele imports, exports of koppelingen

Wanneer vereist door wetgeving of om onze wettelijke rechten te beschermen

Onder de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens:

• Recht op inzage (art. 15 AVG)
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG)
• Recht op verwijdering (art. 17 AVG)
• Recht op beperking van verwerking (art. 18 AVG)
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG)

Neem contact op met info@synqlayer.com om deze rechten uit te oefenen.

SynqFlow bewaart persoonsgegevens en bedrijfsgegevens niet langer dan nodig is voor de dienstverlening, beveiliging, administratie en wettelijke verplichtingen.

• Account- en bedrijfsgegevens worden bewaard zolang het account actief is.
• Voertuigen, ritten en chauffeursgegevens worden bewaard zolang het account actief is.
• Na opzegging of een accountverwijderingsverzoek geldt een export- en beoordelingsperiode. Daarna verwijderen of anonimiseren we gegevens waar dat redelijkerwijs mogelijk is.
• Contact-, support- en upgradeverzoeken bewaren we maximaal 12 maanden, tenzij langere bewaring nodig is voor opvolging of een lopend geschil.
• Audit- en securitylogs bewaren we doorgaans 12 tot 24 maanden voor beveiliging, misbruikdetectie en incidentonderzoek.
• Back-ups worden automatisch geroteerd volgens het geldende back-upbeleid. Gegevens verdwijnen daardoor niet altijd direct uit bestaande back-ups.
• Als betaal- of factuurfunctionaliteit wordt toegevoegd, kunnen factuur- en betalingsgegevens worden bewaard volgens de wettelijke bewaartermijn.

Accountverwijdering is een AVG-verzoek. Verwijdering vindt plaats na controle van wettelijke bewaartermijnen en administratieve, beveiligings- of geschilgerelateerde verplichtingen. U blijft zelf verantwoordelijk voor het exporteren van uw gegevens voordat het account eindigt.

Wij gebruiken een eigen, cookieloze webstatistiek (synq-analytics) om bezoekersaantallen en herkomst te meten. Er worden geen cookies geplaatst en geen IP-adressen opgeslagen; gegevens worden in de EU (Frankfurt) verwerkt.

SynqFlow gebruikt functionele cookies en vergelijkbare opslag voor login, beveiliging, taalvoorkeuren en basisfunctionaliteit.

Voor website-analyse gebruiken we Plausible Analytics in cookieloze modus. Daarbij plaatsen we geen marketingcookies en bouwen we geen individuele bezoekersprofielen op.

Een zware cookie-banner is daarom niet nodig zolang SynqFlow geen niet-essentiële cookies of tracking plaatst. Als dit verandert, vragen we vooraf toestemming waar dat verplicht is.